Как обрезать базу 1с унф

Обновлено: 07.07.2024

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

  • формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
  • удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

  • ускорить работу системы;
  • уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

  • выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
  • если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 1.6), которая есть на диске 1С ИТС. Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать обработку 1С можно у нас на сайте.

Пошаговая инструкция по свертки базы

  • Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие, и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
  • Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
  • Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
    • На закладке «Общие настройки» необходимо ввести нижеперечисленные данные.
      • Дата свертки. День необходимо указать до последней секунды, входящей в сворачиваемый период. Например, 30.06.2010 23: 59:59.
      • Количество строк в документах ввода остатков. Этот показатель определяет максимальное количество строк в каждом документе ввода остатков, который будет сформирован обработкой. По умолчанию он будет равен нулю, что означает, что на каждый регистр будет создан документ с неограниченным количеством строк.
      • «Не обрабатывать» - свертка не выполняется;
      • «На дату» - сворачиваются только те объекты, дата которых предшествует дате свертки. Если задать параметр «Дата окончания», то обработка свернет те объекты, дата которых предшествует дате окончания. Если же параметр «Дата окончания» не указан, то осуществляется на дату свертки, которая указана на закладке «Общие настройки».
      • «За период» - сворачиваются все объекты, дата которых лежит в заданном интервале времени.
      • «Очистить» - все объекты, дата которых предшествует дате свертки, удаляются. Документы ввода остатков не формируются. Этот режим доступен исключительно для регистров сведений.
      • Для всех документов, регистров и бухгалтерии выставляется режим свертки «На дату».
      • Для периодических регистров сведений, для которых не является регистратором документ «Корректировка записей регистров», определяется режим свертки «Не обрабатывать», а для остальных регистров – режим «На дату».
      • Для непериодических регистров сведений по умолчанию ставится режим свертки «Не обрабатывать».
      • Помимо этого, все настройки можно сохранить, выгрузить в файл и загрузить в обработку. Для этого используются кнопки «Выгрузить в XML» и «Загрузить из XML».
      • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
      • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

      По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

      Рекомендуем еще статьи про 1С: Бухгалтерию 8:

      Примененное в названии материала слово «перепроведение» указывает на тот факт, что первое проведение документов было выполнено неверно, результат не устраивает пользователя и необходимо внести массовые изменения в данные системы учета. Исправления желательно совершить с минимально возможными затратами времени и сил. Приложения семейства 1С предлагают для формирования проводок по группе документов соответствующий сервис, который называется в 1С.УНФ групповое перепроведение документов, равно как и в других конфигурациях.

      Причины, побуждающие выполнять повторное проведение документов, могут быть разными.

      • Ошибки пользователей, неверно использовавших функциональность программного обеспечения и тем самым нарушивших целостность и непротиворечивость данных учета, требуют исправления через корректную повторную обработку верно заполненных документов;
      • Несвоевременное внесение изменений в конфигурацию разработчиками приводит к необходимости повторной обработки документов согласно исправленному алгоритму;
      • Изменение внутренних регламентов предприятия влечет потребность изменения данных учета, когда это не противоречит законодательству.

      Документ, проводка, регистр

      Теория бухгалтерского учета определяет, что проводки создаются на основе первичных документов. В автоматизированном учете не достаточно сохранить измененную версию документа, необходимо его проведение. Системы семейства 1С для хранения различных срезов данных используют особые таблицы – регистры 1С, изменения в которых выполняются через проводки.

      Наличие регистров повышает производительность системы, поскольку при формировании отчетов приложение обращается не к совокупности документов, а к заблаговременно сохраненным в регистрах данным, полученным из документов и обработанных в установленном порядке. Использование методики с регистрами избавляет систему от необходимости перебора всех документов, запрос на обобщение которых поступил от пользователя.

      Повторное проведение документов, то есть создание новых проводок, необходимо для формирования корректного содержания регистров. Строго говоря, обобщенные цифры, полученные на основе документов, и информация из регистров в текущем учете могут отличаться по причинам, указанным ранее. Перепроведение документов приводит к единообразию те и другие данные.

      Интерфейс сервиса перепроведения

      Доступ к операции группового перепроведения в рамках 1С.УНФ осуществляется по маршруту «Компания / Настройки / Администрирование / Корректировка данных».


      Настройки операции касаются двух основных параметров:

      • Определяется период документов, которые будут подвергнуты проведению;
      • Указываются организации, чьи документы планируется обработать.


      Запуск процесса осуществляется нажатием кнопки «Выполнить». Обработка документов будет остановлена в случае обнаружения ошибки.

      В отличие от больших конфигураций на пользователя 1С.УНФ возлагается обязанность самостоятельно выбирать период без вспомогательного сервиса «Восстановить последовательность». Однако, ввиду ориентированности данного приложения на предприятия с некрупным документооборотом, принятие этого решения не должно доставить пользователю особые трудности.

      Сократить число шагов для доступа к сервису возможно, переместив его в группу избранного:

      • Установка соответствующей закладки осуществляется кликом по звездочке слева от наименования обработки;
      • После этих несложных манипуляций доступ к процедуре осуществляется через раздел «Избранное» на панели меню;
      • Здесь может быть изменено наименование ссылки, вызывающей обработку, или дополнено комментарием пользователя.


      Особенности операции

      Перепроведение занимает длительное время. Пользователю нужно в обязательном порядке дождаться окончания, не прерывая операцию принудительно. Затраты времени связаны с тем, что приложение последовательно вносит в данные масштабные изменения:

      • Отменяет совершенные ранее проводки;
      • Очищает регистры;
      • Вновь проводит документы и изменяет содержимое регистров.

      Величина временного отрезка, определенная пользователем, влияет на количество документов в работе и, как следствие, на время выполнения операции.

      Обработка, реализующая перепроведение, должна совершаться пользователем исключительно после принятия обдуманного аргументированного решения о ее необходимости. Специалист, принимающий такое решение, должен иметь исчерпывающее представление о строении конфигурации и структур данных, механизмах влияния документов на регистр. Обоснованность решения заключается в уверенности, что положительный эффект от повторного проведения документов значительно превысит возможные негативные последствия.

      Разработчики системы обращают внимание на тот факт, что механизм данного сервиса не изменяет движения, введенные пользователями вручную, а не совершенные приложением стандартным способом. Существование большого числа таких документов снижает полезный эффект группового перепроведения.

      Свертка информационной базы – процедура, которая обобщает данные документов прошлых периодов и прекращает хранение соответствующих детальных сведений. Разработчики указывают, что её проведение повышает скорость работы приложений за счет сокращения числа хранимых объектов. Закономерен вопрос пользователей «Может ли быть выполнена в УНФ свертка информационной базы?», поскольку и небольшие предприятия могут столкнуться с проблемой присутствия в базе «устаревших» документов.


      Как и когда выполняют свертку?

      Интенсивное наполнение базы документами и операциями может привести к снижению скорости функционирования приложения. Одновременно, часть объектов системы перестает быть интересна пользователю в связи с тем, что соответствующие работы благополучно завершены и их подробное описание, с высокой вероятностью, не будет затребовано ни одной из сторон.

      Разработчики предлагают в подобной ситуации выбрать пороговую дату и удалить из базы все документы, датированные ранее неё, сохранив в учете лишь итоги в виде входящего сальдо. Проведение свертки повышает скорость текущей работы пользователей, сокращает время обновления и архивирования информационной базы.

      Справочные сведения, представленные разработчиком, указывают на то, что операция свертки проводится с помощью внешней обработки «СверткаИнформационнойБазы.epf». Используемый алгоритм пригоден только для обработки информационных баз, основанных на типовых конфигурациях:

      • Управление торговлей;
      • Бухгалтерия предприятия;
      • Управление производственным предприятием.

      УНФ, к сожалению, находится за пределами этого списка, поэтому согласно информации производителей, свертка базы в рамках этой конфигурации стандартными средствами не производится.

      Возможное решение

      При выполнении свертки базы происходит следующее:

      • На выбранную дату формируются документы ввода остатков по регистрам;
      • Удаляются неиспользуемые документы и движения по регистрам за сворачиваемый промежуток учета.

      По сути, названные манипуляции приводят базу к такому состоянию, как будто в организации в определенный момент времени принято решение об использовании программного продукта и выполнено его внедрение, то есть проведены начальные настройки, заполнены справочники и введены начальные остатки.

      В отсутствие стандартного инструментария в УНФ естественно предположить, что желаемый результат может быть достигнут выполнением тех же действий вручную. Предполагаемая последовательность операций включает в себя:

      • Создание резервной копии текущего состояния информационной базы;
      • Выбор порогового значения даты;
      • Формирование отчетных форм, отражающих состояние разного рода остатков по состоянию на выбранную дату, и их экспорт в файлы для дальнейшего использования;
      • Создание новой информационной базы;
      • Перенос данных справочников и иных настроек;
      • Ввод начальных остатков вручную либо пакетным вводом из файлов, созданных ранее;
      • Проверка соответствия состояний учета до проведения преобразования данных и после них.

      Безусловно, осуществление такого рода действий разумно поручить специалисту, обладающему глубокими знаниями конфигурации и имеющему практический опыт проведения подобных процедур.

      Обработка для обмена данными

      Стандартный инструментарий проведения свертки не влияет на состояние справочников, присутствующих в системе. В случае использования «обходных маневров» специалисту предстоит уделить переносу справочных данных особое внимание. Очевидно, что утрата этих объектов крайне нежелательна, поскольку приведет к необходимости их восстановления и неоправданным затратам времени и труда.

      Разработчики указывают, что внешняя обработка «Универсальный обмен данными в формате XML» позволяет выполнять импорт/экспорт данных в конфигурациях семейства 1С: Предприятие 8. Настройка выгрузки данных предоставляет возможность ограничения периода и набора объектов, описание которых надлежит сохранить.

      Обработка предусматривает режим отладки, который состоит из четырех шагов:

      • Выбор режима отладки алгоритмов;
      • Формирование модуля отладки;
      • Создание внешней обработки;
      • Подключение внешней обработки.

      Режим отладки предполагает, что процесс не будет остановлен в случае возникновения ошибки, а завершится с формированием файла-протокола, содержание которого позволит судить об обстоятельствах проведенных процедур.

      Внесение входящего сальдо

      При проведении свертки предполагается, что регистры будут содержать сведения, характеризующие состояние учета в пороговую дату. Сведения о иных движениях в регистрах удаляются.

      Для создания документов, осуществляющих первые движения по регистрам и, тем самым, вносящих в систему сведения о начальных остатках, предназначен интерфейс «Помощник ввода начальных остатков». Для обращения к инструменту и просмотра результатов его работы следует перейти в раздел «Компания / начальные остатки / Ввод начальных остатков».

      Обработка выполнена в виде расширения конфигурации, которое встраивается в вашу базу без снятия с поддержки. После установки расширения в конфигурацию обработка появится в меню "Компания - Сервис - Свертка информационной базы" . Доступна только пользователю с Полными правами.



      При выполнении свертки с настройками по умолчанию возникает ошибка !

      Разработчики 1С для регистра накопления "ДенежныеСредстваМП" почему то не включили документ Корректировка регистров в список регистраторов по этому регистру. Поэтому его нужно исключить из списка сворачиваемых регистров.





      После этого свертка должна пройти без ошибок. При возникновении подобных ошибок смотрите настройки свертки и возможность делать записи документом Корректировка регистров по данному регистру

      Настраивается и работает как типовая свертка БП 3, для регистров Бухгалтерии, Накопления и периодических регистров Сведений устанавливается режим "свернуть", для не периодических - "Не сворачивать"

      1. Можно создать архивную копию. Но лучше сделать заранее и средствами СУБД или выгрузку из конфигуратора.


      2. Выбрать дату на которую требуется сделать свертку и отметить организации по которым нужно провести данную операцию.


      3. Проверить настройку свертки регистров и в случае необходимости внести корректировку.




      4. После запуска выполнения операции свертки можно посмотреть список сформированных операций и документов "Корректировка регистров".



      Как видим документы созданы начальной датой интервала свертки. Не пугаемся так надо для следующего этапа - Очистка устаревших движений и Удаление документов.

      Этап проверки к сожалению не настроен, поэтому его пропускаем.


      5. И переходим к заключительному этапу. Здесь в отличии от БП был реализован выбор варианта завершения обработки с удалением документов и без. При установленной галочке "Удалять" будут очищены движения документов и установлена пометка удаления. Внимание . - Документы с ручными корректировками не помечаются на удаление и движения по ним не очищаются, так было реализовано в БП.

      Вариант без установки пометки удаления.


      Вариант с установкой пометки удаления


      После завершения операции с удалением созданные документы Операция и Корректировка регистров переносятся на конец дня предшествовавшего свертке, проводятся и активизируются движения. Если свертку вы проводили без удаления документов, то необходимо еще позаботиться об самостоятельном удалении старых документов.


      и можно проверить созданные документы



      На этом свертку можно считать выполненной, а сохраненную копию развернуть дополнительно как архивную базу для просмотра созданных ранее документов.

      Внимание ! Все действия с вашей базой вы выполняете в трезвом уме и четкой памяти, отдавая себе отчет о происходящем. Автор разработки не несет ответственности за возможный причиненный вред или повреждения базы данных. Не забывайте про необходимость создания и проверки резервной копии перед запуском свертки.

      Разработано на Платформе 8.3.18 с использованием конфигурации УНФ 1.6.24

      Режим совместимости расширения 8.3.16 (в случае несовпадения с вашей конфигурацией, его можно самостоятельно изменить в свойствах расширения видео инструкция для УНФ -->

      Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

      Читайте также: