Как проверить формат ячейки в excel

Обновлено: 05.07.2024

Функция T в Excel выполняет проверку типа принимаемых данных и возвращает текстовую строку, если в ячейке, ссылка на которую была передана в качестве параметра, содержатся текстовые данные либо текст был передан в функцию явно (например, Т(«любое текстовое значение»)).

Примеры использования функции Т в Excel

Пример 1. В Excel реализована возможность импорта данных из внешних источников. С использованием этой возможности были импортированы некоторые данные, содержащиеся в xml-документе. Необходимо создать новую таблицу, в которой будут отображены только текстовые данные для совместимости с другими программными продуктами, не поддерживающими форматы Число или Дата в Excel.

Для решения используем следующую формулу:

Данная запись имеет следующий смысл:

Функция ЕСЛИ выполняет проверку значения, которое вернет функция Т;
Если ячейка G2 не содержит текстовые данные, будет возвращено пустое значение «» и сработает функция ТЕКСТ, которая преобразует числовой тип данных в текстовый и запишет полученное значение в ячейку B2;
Если в ячейке G2 содержатся текстовые данные, они будут перенесены в ячейку B2 без изменений.

Аналогично заполним все остальные ячейки столбца B. В результате получим следующую таблицу:

Чтобы убедиться, что данная таблица содержит только текстовые данные, снова воспользуемся функцией Т:

То есть, преобразование в текстовые данные прошло успешно.

Как определить формат ячейки в Excel?

Пример 2. В таблице Excel находится защищенный лист с таблицей, в которой содержатся данные об адресе клиента. Предположительно, номер дома и номер квартиры являются числовыми данными, полученными в результате перебора строки с использованием функций ПРАВСИМВ, ЛЕВСИМВ, НАЙТИ и ЗНАЧЕН. Последняя преобразует данные в формат Число (если это возможно). Определить формат данных поможет функция Т, а преобразовать в текстовый формат – ТЕКСТ.

Таблица на защищенном листе (формулы не видны, так как стоит защита):

Данные в виде текста необходимо ввести в следующую таблицу:

В ячейке B2 введем следующую формулу:

Описание функций формулы:

Аналогично заполним данными ячейку B3. В результате получим таблицу с только текстовыми значениями:

Как определить тип данных в Excel?

Пример 3. В Excel можно определить тип данных, содержащихся в определенной ячейке, используя функцию ТИП, которая возвращает числовое значение, соответствующее одному из поддерживаемых типов (например, 1 – Число, 2 – Текст, 4 – Логическое значение и т. д.). Определим типы данных в некоторой таблице, и если они не являются текстовыми, преобразуем их с помощью функции ТЕКСТ.

Введем в ячейке C3 следующую формулу:

ТИП(B3)<>2 – условие проверки, 2 – тип текстовых данных;
ТЕКСТ(B3;"") – функция, возвращающая текстовое значение из ячейки B3, если результат проверки условия – ИСТИНА;
B3 – неизмененное значение ячейки, если результат условия проверки – ЛОЖЬ.

Аналогично заполним последующие ячейки столбца C. В результате получим:

Чтобы убедиться, что каждая ячейка содержит текст, используем функцию Т:

Функция Т в Excel и особенности ее синтаксической записи

Функция Т имеет следующий синтаксис:

Единственный параметр значение является обязательным для заполнения. Он используется для передачи проверяемых данных.

Примечание 1: Как правило, необходимость в использовании функции Т не возникает, поскольку в Excel все преобразования данных выполняются в автоматическом режиме. Данная функция была добавлена с целью обеспечения совместимости с прочими программными продуктами, поддерживающими работу с таблицами.

При заполнении листов Excel данными, никому не удаться сразу все красиво и правильно заполнить с первой попытки.

Как задать формат ячейки в Excel ?

Содержимое каждой ячейки Excel состоит из трех элементов:

Значение: текст, числа, даты и время, логическое содержание, функции и формулы.
Форматы: тип и цвет границ, тип и цвет заливки, способ отображения значений.
Примечания.

Все эти три элемента совершенно не зависимы между собой. Можно задать формат ячейки и ничего в нее не записывать. Или добавить примечание в пустую и не отформатированную ячейку.

Как изменить формат ячеек в Excel 2010?

Чтобы изменить формат ячеек следует вызвать соответствующее диалоговое окно комбинацией клавиш CTRL+1(или CTRL+SHIFT+F) или из контекстного меню после нажатия правой кнопкой мышки: опция «Формат ячеек».

В данном диалоговом окне доступно 6 закладок:

Число. Здесь задается способ отображения числовых значений.
Выравнивание. На этой вкладке можно управлять положением текста. Причем текст можно отображать вертикально или по диагонали под любым углом. Еще обратите внимание на раздел «Отображение». Очень часто используется функция «перенос по словам».
Шрифт. Задание стилевого оформления шрифтов, размера и цвета текста. Плюс режимы видоизменений.
Граница. Здесь задаются стили и цвета оформления границ. Дизайн всех таблиц лучше оформлять именно здесь.
Заливка. Название закладки говорит само за себя. Доступны для форматирования цвета, узоры и способы заливки (например, градиентом с разным направлением штрихов).
Защита. Здесь устанавливаются параметры защиты ячеек, которые активируются только после защиты целого листа.

Какое форматирование применимо к ячейкам в Excel?

Каждая ячейка всегда имеет какой-то формат. Если не было никаких изменений, то это «Общий» формат. Он же является стандартным форматом Excel, в котором:

числа выравниваются по правой стороне;
текст выравнен по левой стороне;
шрифт Colibri с высотой 11 пунктов;
ячейка не имеет границ и заливки фона.

Удаление формата – это изменение на стандартный формат «Общий» (без границ и заливок).

Стоит отметить, что формат ячеек в отличие от их значений, нельзя удалить клавишей DELETE.

Чтобы удалить формат ячеек следует их выделить и использовать инструмент «Очистить форматы», который находится на закладке «Главная» в разделе «Редактирование».

Если желаете очистить не только формат, но и значения то выберите из выпадающего списка инструмента (ластика) опцию «Очистить все».

Как видно инструмент ластик функционально гибкий и позволяет нам сделать выбор, что удалить в ячейках:

содержимое (то же что и клавиша DELETE);
форматы;
примечания;
гиперссылки.

Опция «Очистить все» объединяет в себе все эти функции.

Удаление примечаний

Примечания, так же как и форматы не удаляются из ячейки клавишей DELETE. Примечания можно удалять двумя способами:

Инструментом ластиком: опция «Очистить примечания».
Кликнуть по ячейка с примечанием правой кнопкой мышки, а из появившегося контекстного меню выбрать опцию «Удалить примечание».

Примечание. Второй способ более удобный. При одновременном удалении нескольких примечаний следует предварительно выделить все их ячейки.

Если ячейки содержат неправильный формат значений – это может привести к ошибочным вычислениям в формулах. Например, вместо типа значения «Дата», ячейка содержит тип значения «Текст». При подготовке больших объемов данных следует выполнить проверку всех типов значений на соответствие определенному формату. Например, таблица заполнялась данными из разных источников где в разный способ фиксировалась дата. С такой таблицей нельзя выполнять различных вычислений. Визуально сложно заметить где в неправильном формате введена неправильная дата с точки зрения программы Excel.

Поиск формата текста вместо даты в Excel

Чтобы быстро найти ошибочные значения в Excel и выделить цветом все ячейки с неправильным форматом, будем использовать условное форматирование. Для примера возьмем простую таблицу:

Поиск и выделение цветом ячеек с неправильным форматом отображения значений:

Выделите диапазон ячеек A2:A8 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
Выберите ниже: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
Чтобы найти дату в тексте Excel для поля ввода введите формулу: =ЕТЕКСТ(A2) и нажмите на кнопку «Формат», чтобы задать желаемый цвет заливки для ячеек. Например, зеленый. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Как видно на рисунке все даты в формате текст выделились цветом:

В условиях форматирования мы использовали простую функцию =ЕТЕКСТ(), у которой всего только 1 аргумент – ссылка на проверяемую ячейку. Арес ссылки в аргументе функции ЕТЕКСТ должен быть относительным, так как будет проверятся каждая ячейка выделенного диапазона. Если текущая проверяемая ячейка содержит текст (а не дату) – это неправильное значение Excel. Тогда функция ЕТЕКСТ возвращает значение ИСТИНА и к этой ячейке сразу же присваивается новый формат (зеленая заливка). Название функции ЕТЕКСТ следует читать как сокращение от двух слов: Если ТЕКСТ

Читаем логические функции, которыми можно проверить другие форматы и типы данных в ячейках таким же способом:

При желании можете проверить все функции в действии экспериментальным путем.

Если для каких-либо ячеек на листе был установлен текстовый формат (это мог сделать пользователь или программа при выгрузке данных в Excel), то введенные потом в эти ячейки числа Excel начинает считать текстом. Иногда такие ячейки помечаются зеленым индикатором, который вы, скорее всего, видели:

Причем иногда такой индикатор не появляется (что гораздо хуже).

В общем и целом, появление в ваших данных чисел-как-текст обычно приводит к большому количеству весьма печальных последствий:

перестает нормально работать сортировка - "псевдочисла" выдавливаются вниз, а не располагаются по-порядку как положено:
функции типа ВПР (VLOOKUP) не находят требуемые значения, потому как для них число и такое же число-как-текст различаются:
при фильтрации псевдочисла отбираются ошибочно
многие другие функции Excel также перестают нормально работать:
и т.д.

Особенно забавно, что естественное желание просто изменить формат ячейки на числовой - не помогает. Т.е. вы, буквально, выделяете ячейки, щелкаете по ним правой кнопкой мыши, выбираете Формат ячеек (Format Cells) , меняете формат на Числовой (Number) , жмете ОК - и ничего не происходит! Совсем!

Способ 1. Зеленый уголок-индикатор

Если на ячейке с числом с текстовом формате вы видите зеленый уголок-индикатор, то считайте, что вам повезло. Можно просто выделить все ячейки с данными и нажать на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком, а затем выбрать команду Преобразовать в число (Convert to number) :

Все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные.

Если зеленых уголков нет совсем, то проверьте - не выключены ли они в настройках вашего Excel (Файл - Параметры - Формулы - Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом).

Способ 2. Повторный ввод

Если ячеек немного, то можно поменять их формат на числовой, а затем повторно ввести данные, чтобы изменение формата вступило-таки в силу. Проще всего это сделать, встав на ячейку и нажав последовательно клавиши F2 (вход в режим редактирования, в ячейке начинает мигаеть курсор) и затем Enter. Также вместо F2 можно просто делать двойной щелчок левой кнопкой мыши по ячейке.

Само-собой, что если ячеек много, то такой способ, конечно, не подойдет.

Способ 3. Формула

Можно быстро преобразовать псевдочисла в нормальные, если сделать рядом с данными дополнительный столбец с элементарной формулой:

Двойной минус, в данном случае, означает, на самом деле, умножение на -1 два раза. Минус на минус даст плюс и значение в ячейке это не изменит, но сам факт выполнения математической операции переключает формат данных на нужный нам числовой.

Само-собой, вместо умножения на 1 можно использовать любую другую безобидную математическую операцию: деление на 1 или прибавление-вычитание нуля. Эффект будет тот же.

Способ 4. Специальная вставка

Этот способ использовали еще в старых версиях Excel, когда современные эффективные менеджеры под стол ходили зеленого уголка-индикатора еще не было в принципе (он появился только с 2003 года). Алгоритм такой:

в любую пустую ячейку введите 1
скопируйте ее
выделите ячейки с числами в текстовом формате и поменяйте у них формат на числовой (ничего не произойдет)
щелкните по ячейкам с псевдочислами правой кнопкой мыши и выберите команду Специальная вставка (Paste Special) или используйте сочетание клавиш Ctrl+Alt+V
в открывшемся окне выберите вариант Значения (Values) и Умножить (Multiply)

По-сути, мы выполняем то же самое, что и в прошлом способе - умножение содержимого ячеек на единицу - но не формулами, а напрямую из буфера.

Способ 5. Текст по столбцам

Если псеводчисла, которые надо преобразовать, вдобавок еще и записаны с неправильными разделителями целой и дробной части или тысяч, то можно использовать другой подход. Выделите исходный диапазон с данными и нажмите кнопку Текст по столбцам (Text to columns) на вкладке Данные (Data) . На самом деле этот инструмент предназначен для деления слипшегося текста по столбцам, но, в данном случае, мы используем его с другой целью.

Пропустите первых два шага нажатием на кнопку Далее (Next) , а на третьем воспользуйтесь кнопкой Дополнительно (Advanced) . Откроется диалоговое окно, где можно задать имеющиеся сейчас в нашем тексте символы-разделители:

После нажатия на Готово Excel преобразует наш текст в нормальные числа.

Способ 6. Макрос

Если подобные преобразования вам приходится делать часто, то имеет смысл автоматизировать этот процесс при помощи несложного макроса. Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда следующий код:

Теперь после выделения диапазона всегда можно открыть вкладку Разрабочик - Макросы (Developer - Macros) , выбрать наш макрос в списке, нажать кнопку Выполнить (Run ) - и моментально преобразовать псевдочисла в полноценные.

Также можно добавить этот макрос в личную книгу макросов, чтобы использовать позднее в любом файле.

С датами бывает та же история. Некоторые даты тоже могут распознаваться Excel'ем как текст, поэтому не будет работать группировка и сортировка. Решения - те же самые, что и для чисел, только формат вместо числового нужно заменить на дату-время.

Читайте также: