Как заполнить справочник движение денежных средств в 1с 7

Обновлено: 07.07.2024

Один из наиболее популярных финансовых отчетов в организациях – ОДДС (отчет о движении денежных средств). Руководители и собственники с его помощью могут отслеживать и контролировать доходы и расходы фирмы. Этот отчет можно назвать единственным инструментом, способным дать ответ на вопрос о том, как будучи прибыльным по налоговой отчетности предприятие остается без денег на счетах и в кассе.

Отчет может составляться при помощи специальной программы или вручную в Excel. В этой статье мы подробно расскажем о том, что такое ОДДС, каким способом он формируется и как это сделать при помощи программного продукта БИТ.ФИНАНС.

Управленческий учет предприятия любого масштаба, на базе 1С:Предприятие 8

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет

Контроль и согласование платежей
Отчетность для собственника или инвестора (МФСО)
Управленческий баланс
Бюджетирование

Что такое ОДДС

Главное назначение отчета – дать представление обо всех производственных результатах организации, краткосрочных ликвидностях и долгосрочных возможностях кредитования. Общий финансовый анализ деятельности фирмы больше не представляет сложностей.

Пользуются отчетом не только собственники бизнеса и руководители. ОДДС также необходим менеджерам и другим пользователям, которые хотят отслеживать свои доходы и расходы.

ОДДС позволяет контролировать:

Откуда и в каком объеме поступают денежные средства и куда потом используются.
Способна ли компания обеспечить увеличение поступлений.
Способна ли фирма выполнять необходимые обязательства.
Достаточно ли денежных средств на счете для успешного развития в будущем.
В случае возникновения расхождения между прибылью и общим объемом денежных средств отчет позволяет понимать их причины.
Способна ли компания обеспечить инвестиционные потребности за счет своих источников.

Методика работы с ОДДС

Для правильного формирования данных в отчете ОДДС необходимо разделять приток и отток наличных денег на три вида деятельности:

Текущая (операционная). Вид деятельности, являющийся основным в компании. Также к этому виду может относиться деятельность, создающая приход и расход денег.
Инвестиционная – связана напрямую с покупкой, производством или продажей активов, находящихся не в обороте. Например, основные средства или нематериальные активы. Также это могут быть различные виды инвестиций, которые не включены в общий список денежных средств.
Финансовая деятельность. При этом виде деятельности в ОДДС отражаются изменения, зависящие от размера и состава общего капитала фирмы. Чаще всего этот вид деятельности используется при привлечении кредиторов.

Различают два основных метода формирования отчета о движении денежных средств: косвенный и прямой. Рассмотрим каждый их них подробнее.

Прямой метод составления ОДДС

При прямом способе формирования используются данные по основным видам валовых поступлениях и выплатам денежных средств.

В составлении отчета участвуют учетные записи фирмы, созданные во время корректировок продаж, расчета себестоимости от реализаций, а также другие статьи, установленные в составе прибыли и убытка.

Преимущества прямого метода

Поступления и выплаты привязаны к бюджету.
Видны главные источники прихода и направления движения денег.
С помощью отчета можно быстро понять остаток средств на счету для совершения необходимых платежей.
Отчет отражает расчетный период и показывает взаимосвязь между реализациями и выручкой фирмы.

Несмотря на преимущества, отчет, построенный прямым методом имеет и недостатки. Одним из них является невозможность определения взаимосвязи отчета по прибыли и убыткам с отчетом по движению денежных средств.

Для крупных компаний, производящих большое количество различных переводов и выплат будет сложно формировать и структурировать платежные документы без специальной программы.

В программе БИТ.ФИНАНС вы сможете структурировать платежные документы, настраивать и формировать отчеты в режиме реального времени. Как это реализовано вы можете узнать у наших специалистов, они покажут на сквозных примерах и расскажут о кейсах реализованных в других компаниях.

Косвенный метод составления ОДДС

Суть косвенного метода формирования ОДДС состоит в том, чтобы установить разницу между чистой прибылью (или убытками) за установленный отчетный период по отношению к показателям чистых сумм, поступивших по основной (текущей) деятельности.

Рассчитывается он при помощи кассового метода, основанием служат данные бухгалтерских балансов фирмы.

Косвенный метод подойдет для тех компаний и предприятий, которые ведут учет согласно МСФО, трансформируя данные без возможности автоматизации этого процесса.

Данные формируются на основании отчетов о прибыли и убытках, балансовых отчетов с начала и конца отчетных периодов. Также в формировании ОДДС косвенным методом могут участвовать дополнительные данные о потоках, использующихся при трансформации отчетностей.

Бухгалтерские данные о реальном движении потоков не потребуются, так же можно обойтись без автоматизации. С помощью косвенного метода создания ОДДС можно понять суммы каждой строчки отчета о прибыли и убытках.

Вычисляя чистую прибыль фирмы отчет позволяет учесть «нефинансовые составляющие», например, если имеются амортизационные или другие изменения в активах и обязательствах компании. Это позволить увидеть точные данные по суммам чистых денежных потоков основной деятельности. Всего существует два вида корректировок:

Корректировка, связанная со статьей отчета по прибыли и убыткам

В этом случае корректировка используется для исключения так называемых «неденежных» статей, которые не относятся к денежному потоку. При этом они оказывают влияние на чистую прибыль.

Также корректировка исключает статьи, связанные с инвестиционной и финансовой деятельностью.

Эта корректировка позволяет получить промежуточные результаты показателя по операционной прибыли до введения изменений в оборотный капитал. Эта информация окажется полезной для проведения финансового анализа. Благодаря этому собственник или руководитель сможет оценить реальное положение финансового состояния фирмы до начисления различных расходов.

Корректировка изменения в оборотных капиталах

Этот вид корректировки дает возможность владеть информацией по изменениям на балансовых статьях.

Например, в случае возникновения дебиторской задолженности она выплачивается в виде денежных средств, и она возросла к концу периода, то показатель по операционной прибыли до изменений в оборотном капитале потребуется изменить в сторону уменьшения. Уменьшить его следует именно на сумму изменения, чтобы реальные денежные потоки не были меньше выручки.

Модель построения отчёта ДДС в Бит.Финанс

В программе БИТ.ФИНАНС имеется возможность формирования отчета по движению денежных средств. Далее мы подробно рассмотрим, как это сделать. Для этого в системе разработан механизм – «Произвольный отчет».

Возможности «Произвольного отчета»:

В пользовательском режиме можно настроить отчет в форме любого фиксированного макета. Это может быть необходимо в случае, если требуется отчётность по форме МСФО. Так как некоторые стандарты не имеют единой формы отчетов, разные компании строят их по-разному.
Механизм позволяет оформлять отчет в произвольной форме.
Есть возможность сформировать индивидуальную или консолидированную отчетность.
Макеты можно создавать на любом языке.
Отчеты формируются в нескольких валютах. Важно при настройке отчета задать верные алгоритмы для пересчета валюты в разрезе показателей.
Инструмент «Произвольный отчет» позволяет получить расшифровки данных из отчетов до получения первичных документов.
Можно осуществлять формирование необходимых показателей в ОДДС отдельными отчетными формами.

Чтобы сформировать отчет в системе БИТ.ФИНАНС перейдите в раздел «Получение данных».

Далее справа в поле «Настройки» создайте новый элемент с помощью справочника «Настройки произвольных отчетов».

Настройка макета отчета ДДС

Как мы видим, создать модель отчета довольно просто. После завершения предыдущих действий можно перейти непосредственно к формированию макета отчета движения денежных средств.

Настройка макета осуществляется с помощью элемента справочника «Настройки произвольных отчетов».

Возможно, вы уже составляли ОДДС в Excel. В этом случае можно просто скопировать данные из файла и вставить их в выбранные области макета. Чтобы оформить внешний вид отчет, выберете в меню пункт «Свойства».

Вы можете выбрать необходимый шрифт и задать ему размеры. Также можно поменять цвет текста и фона. Настройки позволяют также оформить и границы отчета.

Чтобы сформировать отчет на других языках, используйте закладку «Параметры». Механизм позволяет задавать неограниченное количество языков для каждой строчки отчета ДДС,

На рисунке представлен пример, в отчете задан и определен параметр написания строки по статье «Выручка от покупателей и заказчиков» на русском и английском языках.

Чтобы закрепить этот параметр к макету, выберете в меню «Действия макета» - «Установить параметр» - «Текст на разных языках».

Параметры будут отражены в макете ОДДС в виде квадратных скобок, например, [ВыручкаОтПокупателейЗаказчиков]. Для формирования отчета язык выбирается в параметре «Язык»:

В отчете также можно задать настройки по датам. Для этого в поле «Дата начала», «Дата окончания» необходимо установить нужные даты.

Таким образом, пользуясь настройками, вы можете изменить значения и данные отчета при его создании.

Настройка расчетных показателей

Программа БИТ.Финанс интегрируется в ту учетную систему, в которой компания ведет бухгалтерский учет, поэтому проводки по МСФО формируются двумя способами:

После проведения первичного бухгалтерского документа с плана счетов РСБУ на план счетов МСФО по заданному соответствию счетов (меппингу).
Документами параллельного учета МСФО по ОС, НМА, финансовой аренде, финансовым инструментам и т.д.

Благодаря этому все необходимые проводки МСФО автоматически попадают в БИТ.ФИНАНС. В «Произвольном отчете» остается лишь указать данные, с каких именно счетов учета МСФО они будут поступать, и какая аналитика будет в этом участвовать.

Чтобы настроить это, зайдите в элемент справочника «Настройки произвольных отчетов». Реквизит «Способ компоновки» показывает, каким способом компонуются данные и определяет их способ получения.

Пример внешнего вида элемента справочника «Способы компоновки источников данных»:

Табличная часть отчета позволяет настроить элементы данных, по которым будут определяться перечни счетов МСФО, которые участвую в получении данных. При необходимости в отчет можно добавить отборы по значениям различных аналитик.

Закладка «Пересчет по валютам» потребуется в случае, если необходимо будет сформировать ОДДС в разных валютах. В закладке можно указать разные способы пересчетов числовых данных в ту валюту, в которой нужен отчет.

Валюту можно выбрать в поле «Валюта»:

Привязка элемента данных к макету отчета осуществляется в меню «Действие макета» - «Установить правило заполнения области»:

Так же для любой ячейки в макете отчета можно задавать произвольные формулы. Редактор формул открывается при команде «Действие макета» - «Установить формулу»:

Отслеживайте и контролируйте доходы и расходы своей компании с помощью БИТ.ФИНАНС/МСФО. Закажите демонстрацию программы удаленно или при личной встрече. Звоните!

БИТ.ФИНАНС/МСФО

Ведите учёт согласно IFRS, GAAP и формируйте отчетность по МСФО с помощью БИТ.ФИНАНС

Справочник статей ДДС – аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.

Порядок разработки справочника статей движения денежных средств для управленческого учета

При создании справочника статей движения денежных средств, статьи разделяются на группы по видам деятельности:

Операционная деятельность – это деятельность предприятия в соответствии с ее предметом и целью. Соответственно основным притоком денег от операционной деятельности является выручка от реализации, а оттоком – различные текущие затраты. Кроме этого в данный раздел включаются прочие внереализационные доходы и расходы.
Инвестиционная деятельность состоит из статей, разделяющих вложение средств в инвестиционные проекты, капитальные вложения во внеоборотные активы, в т.ч. строительство объектов, отдача от которых приходит от 3-х и более месяцев.
Финансовая деятельность включает такие статьи по операциям с финансами, как выплата дивидендов, поступления по кредитам и займам, выплата кредитов, расходы по обслуживанию и т.п.

Рис.1 Группы статей ДДС верхнего уровня с примерами статей

Классический список можно дополнить группой «Перемещение денежных средств», включающей статьи, отражающие движение средств между счетами и кассами внутри компании.

При наполнении справочника статьями придерживайтесь правил:

Для группировки верхнего уровня достаточно четырех перечисленных выше групп статей – «Операционная деятельность», «Инвестиционная деятельность», «Финансовая деятельность», «Перемещение денежных средств».
Внутри каждой группы статей не создавайте более 4-х уровней подстатей. Если доля статьи в общей сумме невелика, то выделять их нет необходимости, т.е. придерживаться принципа существенности.
Если статей «Операционной деятельности» много, выделите подстатьи «Поступления средств» и «Выплаты средств», в которые включаются статьи по обычной деятельности (оплата поставщикам, поступления от покупателей, аренда, реклама и т.п.).
Не делите статьи поступлений в соответствии с направлениями деятельности, т.к. для того предназначен другой справочник.
Разделите группы статей по структурным подразделениям, торговым точкам, филиалам предприятия и производства.
Можно выделить группу статей по поступлениям от продаж и возвратов (от покупателей, налоги, аванс поставщика и т.п.). Такое деление позволит выделить реальную сумму поступлений из общей массы поступивших денег.
В группе статей «Выплаты средств» можно выделить группу статей «Возвраты клиентам».
Не заводите статью «Прочее», чтобы не было желания все свалить на нее и потом было трудно получить по ней «расшифровку». Если завели ее, то постоянно контролируйте ее состав. Если она «раздута», то некоторые виды движений выносите в отдельную статью.
При большом объеме статей разделите их на производственные и административные (управленческие).
Не дробите на много статей, старайтесь обобщить.
Используйте короткие названия, иначе длинная надпись может не полностью отразится в строке отчета.
В наименовании статьи используйте коды, чтобы получилась определенная иерархия и было легко ориентироваться в списке.

Пример справочника статей ДДС

Приведем примеры организации справочника статей движения денежных средств на примере программ 1С.

Статьи ДДС в 1С:ERP

Перейдите в подсистему «Казначейство» - «Статьи движения денежных средств.

Нажав кнопку «Создать группу», задайте группы статей ДДС по принципу, описанному выше.

Разверните группу статей «Инвестиционная деятельность».

Следующим списком представлен пример статей ДДС группы «Операционная деятельность».

Элементы, отмеченные желтым кружочком – предопределенные программой. С помощью кнопки «Создать» или «Ins» на клавиатуре пользователь дополняет группы справочника.

При создании новой статьи пользователи в настройке указывают:

Наименование;
Приоритет оплаты (низкий, средний, высокий);
Вид движения денежных средств;
Хозяйственные операции.

Перейдите по гиперссылке «Указать хозяйственные операции». Здесь можно закрепить по умолчанию статью к заданным пользователем хозяйственным операциям.

Рис.7 Закрепление статьи ДДС за хозяйственными операциями

Аналогично задаются статьи ДДС по финансовой деятельности предприятия.

Статьи ДДС в 1С:УХ

В 1С:Управление холдингом перечень «Статьи движения денежных средств» расположен в разделе «Справочники».

Здесь также устанавливают уровни структуры справочника, которые наполняются элементами – статьями ДДС. В нашем примере статьи объединены в группы – три классические и одну дополнительную, о которых говорилось в начале статьи.

При создании новой статьи пользователь кроме наименования:

задает использование по умолчанию в операциях;
определяет вид движения денежных средств;
указывает возможные операции (приход, расход);
закрепляет виды аналитики, приоритет;
устанавливает очередность платежа и другие настройки.

По гиперссылке «Основные статьи» видно, для какого вида операции какая статья ДДС закреплена по умолчанию.

Статьи ДДС в WA:Финансист

В программе WA:Финансист справочник статей движения денежных средств представлен в виде справочника «Статьи оборотов по бюджетам».

Рис.13 Раздел «Справочники» - «Статьи оборотов по бюджетам» в WA:Финансист

Он доступен и в других разделах программы, куда можно попасть из Главного меню, например, в подразделе «НСИ».

В разделе «Планирование» также есть доступ к данному справочнику.

Открыв его из любого раздела, пользователь может попасть в справочник, создать группы и наполнить их своими статьями ДДС по кнопкам «Создать группу» и «Создать».

При создании статьи, кроме ее названия, пользователь задает:

«Тип статьи» – статья ДДС, статья бюджетирования;
«Направление движения» – поступление или списание;
«Приоритет платежа».

Также задается период действия статьи и другие параметры.

Формирование структуры справочника статей ДДС и аналитики позволяет разделять денежные потоки, сформировать отчеты по их движению и проанализировать их. Придерживаясь перечисленных выше правил и исходя из операций вашей компании, можно составить удобный именно для вас справочник. Адаптация статей под вашу деятельность, позволит четко видеть структуру движения финансовых потоков в отчетах.

Чтобы понять, что справочник составлен правильно, прежде всего нужно ориентироваться на «Отчет о движении денежных средств» (ОДДС). Он заполняется автоматом по тем движениям, где в документах указана статья ДДС. Поэтому от того, какими статьями наполнен справочник и какие из них пользователь закрепляет в хозяйственных операциях – напрямую зависит, что покажет ОДДС.

Правильно составленный справочник статей ДДС помогает получить достоверную, детальную информацию о движении денег и, оперируя цифрами отчетов, принимать верные управленческие решения. От правильности его структуры зависит детализация отчета о движении денежных средств. Разбивка статей на группы в справочнике влияет не только на форму подачи информации в отчетах, но и сокращает время работы пользователя, облегчает и ускоряет поиск нужной статьи.

Читайте также: