При невозможности применения электронной подписи грузоотправитель что делает

Обновлено: 05.07.2024

Несмотря на то что электронная подпись не имеет альтернатив в плане безопасности, периодически становится известно о случаях мошенничества с её применением. Чаще они связаны с тем, что владелец недооценивает опасность компрометации ключа и не соблюдает необходимые меры безопасности. Но также мошенники могут создать ситуации, при которых пострадавшим становится человек, никогда не оформлявший электронную подпись. Рассказываем о том, как сделать использование ЭП максимально безопасным.

Квалифицированная электронная подпись не только полноценно заменяет подпись от руки и обладает такой же юридической силой, но имеет преимущества перед обычной подписью, главные из которых:

Надёжность. Электронный документ, подписанный ЭП, можно передавать по защищённым каналам связи. Для установки подлинности документа, подписанного ЭП, не нужен физический носитель — подпись присоединена к электронному документу, её всегда можно проверить, независимо от того, каким образом и сколько раз передавался документ. В то время как для проверки подписи на бумаге необходим оригинал документа.
Невозможность подделки. Усиленная электронная подпись создаётся с применением криптографических методов защиты информации, поэтому подделать её невозможно. Подпись от руки нередко подделывают, установить факт подделки в ходе экспертизы удаётся не всегда.
Гарантия неизменности документа после подписания. Любые изменения, внесённые в документ после его подписания электронной подписью, сделают подпись недействительной. Документ, подписанный от руки, никак не защищён от дальнейших изменений.
Более широкая сфера применения. В некоторых ситуациях подписание от руки попросту невозможно, что делает использование ЭП обязательным. Участие в электронных торгах, сдача определенных видов отчётности в госорганы, работа в государственных информационных системах — для этого понадобится именно электронная подпись.

Более широкий спектр возможностей ЭП по сравнению с обычной подписью и её преимущества в плане безопасности очевидны, осталось разобраться, как оградить себя от существующих рисков при использовании электронной подписи.

Правила безопасности для владельцев электронной подписи

Несмотря на весомые преимущества в плане безопасности, применение технологии электронной подписи по-прежнему сопряжено с опасениями и заблуждениями. Часть из них — не более чем мифы, некоторые риски реальны, но их можно избежать или минимизировать.

Основная доля рисков для владельца ЭП связана с недостаточно ответственным отношением к обращению с носителем закрытого ключа. Большая часть преступлений с использованием электронной подписи связана с компрометацией её закрытого ключа, хранить который в тайне —обязанность владельца ЭП. В Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится о том, что участники взаимодействия с применением ЭП не должны допускать использования своей электронной подписи другими лицами. Главное правило владельца — никогда и ни при каких условиях не передавать другим людям свой носитель электронной подписи, не терять его и не оставлять в доступности посторонних лиц.

Еще один риск связан с хакерскими атаками — получением доступа к компьютеру или ноутбуку владельца подписи для похищения ключа. Предотвратить внедрение злоумышленника в компьютер и компрометацию данных в этом случае можно, соблюдая всем известные правила безопасного поведения в интернете — не переходить по подозрительным ссылкам, не загружать файлы из неизвестных источников, не использовать потенциально зараженные USB-носители и установить на рабочий компьютер надёжную программу-антивирус.

Безопасность использования электронной подписи во многом зависит и от организации, которая её выпустила. Выбор удостоверяющего центра — очень ответственная задача. Фактически удостоверяющий центр подтверждает личность обратившегося и выдаёт ему средство для электронного подписания документов, с юридической точки зрения абсолютно равнозначное его подписи от руки.

Для выдачи сертификатов усиленной квалифицированной электронной подписи удостоверяющий центр должен быть аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Наличие аккредитации означает, что организация достаточно надёжна для выдачи сертификатов ЭП и соответствует всем государственным требованиям. Список аккредитованных удостоверяющих центров есть на официальном сайте Минкомсвязи.

Незаконное оформление электронной подписи: в чём корень проблемы

К сожалению, мошенники идут в ногу со временем и находят возможности использовать продукты развития цифровой экономики в своих преступных целях. В некоторых случаях пострадать могут не клиенты удостоверяющих центров, а граждане, никогда не получавшие электронную подпись.

Весной 2019 года в российской прессе широко освещался случай отъёма квартиры мошенническим путём с использованием электронной подписи. Преступники переоформили квартиру на третье лицо без ведома собственника. О том, что жильё больше ему не принадлежит, хозяин московской квартиры узнал случайно, когда обнаружил имя нового владельца в квитанции на оплату коммунальных услуг.

В Росреестре пострадавшему сообщили, что электронная сделка по передаче имущества была проведена без нарушения законодательства. Оказалось, что он «подарил» свою квартиру жителю Уфы еще в октябре 2018 года. В итоге выяснилось, что преступление крылось в незаконном оформлении электронной подписи, которой заверялся договор дарения: хозяин квартиры не оформлял ЭП и не получал носитель с ключами электронной подписи и сертификат, за него это сделал другой человек по поддельной доверенности. Где злоумышленники получили паспортные данные владельца для фальсификации доверенности — неизвестно.

Выпустившая электронную подпись организация, так же, как и владелец квартиры, стала жертвой мошенников, получив от них поддельную доверенность. Законодательство позволяет удостоверяющим центрам выдавать ЭП по доверенности: согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», заявитель представляет доверенность или иной документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени других лиц, в оригинале или его надлежащим образом заверенной копии. Иных требований закон не содержит. Фактически удостоверяющие центры имеют право выпускать электронную подпись по доверенности, не удостоверенной нотариально.

Что было бы, если бы закон запрещал выпуск сертификатов ЭП без нотариального заверения доверенности? Нотариальную доверенность подделать сложнее, но тоже возможно. К тому же запрет на выпуск сертификатов и ключей ЭП для юридических лиц без нотариально заверенной доверенности существенно осложнил бы документооборот и скорость работы организаций.

Тем не менее попытки ввести обязательное нотариальное удостоверение доверенностей на выпуск сертификатов электронной подписи уже предпринимаются на законодательном уровне.

В феврале 2018 года в Госдуму был внесён проект Федерального закона № 387130-7, который предусматривал, что при обращении в аккредитованный удостоверяющий центр потребуется представить не обычную доверенность, как сейчас, а нотариально удостоверенную. Однако после принятия в первом чтении законопроект находится без движения с июля 2018 года.

Защитить своё имущество от мошенничества с электронной сделкой с использованием ЭП, полученной по поддельной доверенности, всё же возможно. Для этого был принят Федеральный закон от 02.08.2019 № 286-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственной регистрации недвижимости“». Закон создан для того, чтобы защитить граждан от мошенничества в сфере недвижимости. Теперь не получится подать в Росреестр электронное заявление о продаже недвижимости без специальной отметки в ЕГРН о возможности подачи документов в электронной форме.

Отметку проставят на основании заявления, поданного лично или отправленного по почте. При отсутствии такой отметки в регистрации сделки по передаче недвижимости будет отказано. Исключение сделано для нотариальных сделок, для документов, подписанных электронной подписью, сертификат которой выдан Федеральной кадастровой палатой Росреестра, а также для сделок, которые поданы на регистрацию через банки, — их зарегистрируют без отметки. Кроме того, законом предусмотрена обязанность Росреестра уведомлять владельца недвижимости о поступлении от его имени каких-либо электронных документов для продажи или ином отчуждении недвижимости.

Законодательные меры для защищённого использования ЭП

В настоящее время проходят подготовку ко второму чтению в Госдуме принятые в первом чтении поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». Историю подготовки законопроекта с поправками и основные этапы его изменений вы найдете в статье Елены Никоновой .

Как оценить надёжность удостоверяющего центра

Несмотря на то, что мошеннические схемы нацелены на все возможные уязвимые места в законодательстве, которые не ограничиваются сферой электронной подписи, выбор удостоверяющего центра остается одним из важнейших слагаемых безопасного использования ЭП. Поэтому вернёмся к удостоверяющим центрам и рассмотрим подробнее критерии их надёжности.

Законодательство, в рамках которого работают аккредитованные удостоверяющие центры, применяет к ним жёсткие требования, соответствие которым необходимо подтверждать раз в пять лет. Правила аккредитации удостоверяющего центра определяются статьей 16 Федерального закона №63 «Об электронной подписи». Среди главных условий для получения удостоверяющим центром аккредитации Минкомсвязи:

организация должна обладать чистыми активами стоимостью не менее 7 млн рублей;
у организации должно быть финансовое обеспечение ответственности за убытки, причинённые третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном УЦ, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет этот УЦ. Сумма — не менее 30 млн рублей и 500 тысяч рублей за каждое место осуществления лицензируемого вида деятельности;
средства электронной подписи удостоверяющего центра должны быть сертифицированы ФСБ Российской Федерации;
удостоверяющий центр должен иметь порядок реализаций функций и исполнения обязанностей в виде регламента, правил и прочих нормативных документов, установленный в соответствии с требованиями, утверждёнными федеральным органом исполнительной власти.

Кроме этого, есть не прописанные в законодательстве критерии, по которым можно определить надёжность удостоверяющего центра:

Срок работы организации, количество её региональных представительств . Если компания крупная, давно на рынке и имеет множество клиентов, включая крупные организации, вероятность непредвиденных ситуаций снижается.
Наличие лицензии ФСТЭК. Сертификат доказывает соответствие законодательству в плане технической защиты конфиденциальных данных.
Статус доверенного центра ФНС, ПФР и Росстата. Если организация, помимо выдачи электронной подписи, предоставляет услуги электронной отчётности в контролирующие органы, это свидетельствует о высоком уровне доверия государства к этому удостоверяющему центру.

Фактором, снижающим доверие к удостоверяющему центру, является возможность проведения удалённого установления личности клиентов. Удалённое установление личности может подразумевать передачу отсканированных документов, необходимых для удостоверения личности клиента, через интернет и выпуск сертификата только на основании переданных документов. В таком случае вероятность предъявления поддельных документов значительно возрастает, потому что подделать фотографию или скан документа значительно проще, чем бумажный экземпляр. Кроме того, в такой ситуации невозможна непосредственная проверка соответствия личности заявителя личности владельца предъявляемых документов.

Удостоверяющий центр, проводящий удалённое установление личности, серьёзно нарушает закон, такая процедура не предусмотрена действующим законодательством.

В настоящий момент (до принятия поправок к 63-ФЗ) единственным легальным механизмом удалённой верификации личности при выдаче квалифицированного сертификата ЭП является механизм, связанный с использованием биометрического загранпаспорта. Этот вид дистанционного установления личности используется в рамках эксперимента, проводимого в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.10.2016 №1104.

Облачная и дистанционная электронная подпись

Технологии дистанционной и облачной электронной подписи существуют наряду с «классическими» технологиями электронной подписи, при которых для формирования ЭП используются ключи, хранящиеся на USB-токене или жёстком диске владельца сертификата, а также локальные средства электронной подписи, работающие на его компьютере.

Обе технологии предполагают в процессе формирования электронной подписи взаимодействие пользователя со специальной информационной системой. Разница между этими двумя технологиями в том, что в случае дистанционной подписи система контролирует действия пользователя и защищает его ключи ЭП, хранящиеся в мобильном устройстве. В варианте облачной подписи ключи ЭП пользователя хранятся в специальной информационной системе, а на мобильном устройстве пользователя хранятся специальные ключи для управления.

Действующая редакция Федерального закона «Об электронной подписи» не содержит прямого запрета на использование участниками электронного взаимодействия квалифицированных электронных подписей, созданных с использованием ключей электронных подписей, хранящихся в централизованном хранилище, и облачных средств электронной подписи. Однако все сертифицированные средства криптографической защиты информации, включая средства электронной подписи, должны применяться в строгом соответствии с требованиями эксплуатационной документации и в соответствии с правилами их использования, которые в обязательном порядке учитывают нормативные требования, в частности:

1. При создании электронной подписи средства электронной подписи должны (п. 8 Требований):

показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
создавать ЭП только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию ЭП;
однозначно показывать, что ЭП создана.

3.1.4. Если произведенная погрузка соответствует сведениям, указанным в вагонном листе, при натурной приемке вагона (вагонов) не были выявлены технические или коммерческие неисправности и подпись ответственного работника грузоотправителя за размещение и крепление груза соответствует образцу (9) в журнале ведения списка ответственных работников грузоотправителей (грузополучателей), приемосдатчик проставляет в памятке приемосдатчика на уборку вагонов и в вагонном листе дату и время окончания погрузки, подписывает вагонный лист. Отметка в вагонном листе о результатах проверки правильности размещения и крепления груза в установленных случаях подписывается приемосдатчиком, производившим прием вагона или иным уполномоченным работником станции отправления.
--------------------------------
(9) - Проверка подписи осуществляется до ввода в действие порядка применения электронной подписи ответственного работника грузоотправителя за размещение и крепление груза.

в) грузоотправитель при отсутствии необходимости внесения изменений в данные накладной после устранения причин предыдущего неприема груза к перевозке повторно предъявляет приемосдатчику вагон для повторного приема погрузки;
г) приемосдатчик после повторного приема погрузки оформляет закрытие акта общей формы на задержку окончания погрузки с отметкой в памятке приемосдатчика на уборку вагонов и завершает оформление вагонного листа. При повторном приеме погрузки по новому вагонному листу вагонный лист, находящийся у приемосдатчика, прикладывается им к экземпляру ОАО "РЖД" акта общей формы на задержку окончания погрузки.
3.1.6. После подписания памятки приемосдатчика на уборку вагонов и завершения оформления вагонных листов приемосдатчик:
при наличии доступа к информационной системе ввода данных вагонного листа и памятки приемосдатчика на уборку вагонов (далее АС Приемосдатчик) вносит данные вагонного листа и памятки приемосдатчика на уборку вагонов (информацию о дате приема груза к перевозке, ФИО приемосдатчика и т.д.) в АС Приемосдатчик (11), уведомляет ТЦФТО (в порядке, установленном регламентом взаимодействия ТЦФТО и станции отправления) о завершении принятия груза к перевозке и ожидает завершения оформления накладной в ТЦФТО;
--------------------------------
(11) После реализации взаимодействия АС Приемосдатчик а АС ЭТРАН.

при отсутствии АС Приемосдатчик уведомляет сотрудника ТЦФТО о дате приема груза к перевозке, о массе груза, кем она определена, о работнике ОАО "РЖД", который принимал груз и свою фамилию (в порядке, установленном регламентом взаимодействия ТЦФТО и станции отправления), и ожидает завершения оформления накладной в ТЦФТО.
3.1.7. При уведомлении приемосдатчик передает в ТЦФТО с применением факсимильной связи или в электронном виде (до реализации обмена информацией с помощью информационных систем) лицевую и оборотную стороны (при наличии информации на оборотной стороне) вагонного листа, подписанного и оформленного в соответствии с разделом 6 Инструкции по ведению на станциях коммерческой отчетности при грузовых перевозках ОАО "РЖД" N 333р (до реализации обмена информацией с помощью информационных систем) с регистрацией факта передачи в отдельном журнале передачи и приема информации по форме, приведенной в Приложении 2 (12).
--------------------------------
(12) Ведение журнала передачи и приема информации возможно в электронном виде.

ТЦФТО, получив копию вагонного листа, регистрирует факт получения в журнале передачи и приема информации по форме Приложения 2.
3.1.8. Приемосдатчик после получения уведомления из ТЦФТО (в порядке, установленном регламентом взаимодействия ТЦФТО и станции отправления) о завершении оформления накладной, вагонный лист и приложенные к нему сопроводительные документы (при их наличии) передает в СТЦ на отправление с регистрацией в книге сдачи грузовых документов ГУ-48.
Передача уведомления сотрудником ТЦФТО и прием информации приемосдатчиком о завершении оформления накладной производится с регистрацией в журналах передачи и приема информации по форме Приложения 2.
3.1.9. В установленных правилами перевозок грузов на железнодорожном транспорте случаях и порядке приемосдатчик оформляет удостоверения проводнику груза (13) и опись на перевозку грузов с объявленной ценностью.
--------------------------------
(13) При наличии доступа приемосдатчика к системе ЭТРАН и наличии бланков удостоверения в соответствии с регламентом взаимодействия ТЦФТО и станции отправления, при их отсутствии оформление удостоверения проводника осуществляется на ближайшей станции в зоне обслуживания АФТО.

3.3 Порядок оформления сопроводительной ведомости формы ГУ-4/ЭВЦ через ТЦФТО.
Сопроводительная ведомость ф. ГУ-4/ЭВЦ оформляется сотрудником в ТЦФТО только в случае возникновения аварийных ситуаций при выдаче квитанции о приеме груза.
При этом сотрудник ТЦФТО:
печатает на АРМ ППД сформированную системой ЭТРАН сопроводительную ведомость формы ГУ-4/ЭВЦ;
проставляет на сопроводительной ведомости в верхней части штемпель "ТЦФТО" и прикладывает к ней корешки дорожных ведомостей формы ГУ-29у ВЦ;
направляет сопроводительную ведомость формы ГУ-4/ЭВЦ с приложенными к ней документами в архив для хранения.

Разъяснены некоторые вопросы, касающиеся заполнения транспортной накладной, установленной приложением N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200.

Сообщается, в частности, что если по договору перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту осуществления перевозки возникает обязанность оплатить перевозку груза, то экспедитор (лицо, заключившее договор транспортной экспедиции с клиентом согласно статьи 801 ГК РФ) является грузоотправителем, и соответственно в разделе 1 "Грузоотправитель" указывается экспедитор. В этом случае в форме одновременно проставляется соответствующая отметка "является экспедитором".

Раздел 1а "Клиент. (Заказчик организации перевозки) (при необходимости)" заполняется при необходимости клиентом или грузоотправителем в случае, если грузоотправитель является экспедитором (в форме в этом случае проставляется соответствующая отметка). В разделе заполняется информация из договора транспортной экспедиции или иного договора на организацию перевозки груза о клиенте того экспедитора, который указан в разделе 1 в качестве грузоотправителя.

В строке "Лицо, от которого забирается груз" раздела 6 "Прием груза" указываются данные юридического лица, физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, фактически осуществившего отгрузку груза (отпуск груза, вне зависимости от того, кто осуществил реальные действия по погрузке груза).

Не отражается лицо, которому груз до погрузки передается по документам без фактического перемещения груза.

Информация, определенная разделами транспортной накладной является обязательной к заполнению, за исключением случаев, когда информация имеет отметку "(при необходимости)".

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 26 марта 2021 г. N Д3/6976-ИС

Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Минтранса России (далее - Департамент) рассмотрел письмо по вопросу заполнения формы транспортной накладной, установленной приложением N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 N 2200 (далее - Правила), и сообщает.

Согласно Положению о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 395, разъяснение законодательства Российской Федерации, в том числе толкование отдельных его положений, не относится к полномочиям Минтранса России.

Вместе с тем, по существу поставленного вопроса, на основании письма ФНС России (от 25.02.2021 N ЕА-4-26/2413@) Департамент полагает возможным отметить следующее.

Если по договору перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту осуществления перевозки возникает обязанность оплатить перевозку груза, то экспедитор (лицо, заключившее договор транспортной экспедиции с клиентом согласно статьи 801 Гражданского кодекса Российской Федерации) является грузоотправителем, и соответственно в разделе 1 "Грузоотправитель" указывается экспедитор. В этом случае в форме одновременно проставляется соответствующая отметка "является экспедитором".

Не отражается лицо, которому груз до погрузки передается по документам без фактического перемещения груза.

Относительно вопросов об обязательности заполнения разделов транспортной накладной Департамент сообщает, что информация, определенная разделами транспортной накладной является обязательной к заполнению, за исключением случаев, когда информация имеет отметку "(при необходимости)".

Касательно вопроса об использовании старой формы транспортной накладной Департамент отмечает, что форма транспортной накладной установлена приложением N 4 к Правилам перевозки груза автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 N 2200 (далее - Правила).

Использование иных форм транспортной накладной, отличных от формы, установленной Правилами, законодательством Российской Федерации в области автомобильного транспорта не регламентируется.

Дополнительно информируем, что Налоговый кодекс Российской Федерации не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письмо ФНС России от 20.02.2021 N СД-3-3/1280@).

Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм и общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, не является нормативным правовым актом и не препятствует руководствоваться нормами законодательства отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Надёжность. Электронный документ, подписанный ЭП, можно передавать по защищённым каналам связи. Для установки подлинности документа, подписанного ЭП, не нужен физический носитель — подпись присоединена к электронному документу, её всегда можно проверить, независимо от того, каким образом и сколько раз передавался документ. В то время как для проверки подписи на бумаге необходим оригинал документа.
Невозможность подделки. Усиленная электронная подпись создаётся с применением криптографических методов защиты информации, поэтому подделать её невозможно. Подпись от руки нередко подделывают, установить факт подделки в ходе экспертизы удаётся не всегда.
Гарантия неизменности документа после подписания. Любые изменения, внесённые в документ после его подписания электронной подписью, сделают подпись недействительной. Документ, подписанный от руки, никак не защищён от дальнейших изменений.
Более широкая сфера применения. В некоторых ситуациях подписание от руки попросту невозможно, что делает использование ЭП обязательным. Участие в электронных торгах, сдача определенных видов отчётности в госорганы, работа в государственных информационных системах — для этого понадобится именно электронная подпись.

Правила безопасности для владельцев электронной подписи

Незаконное оформление электронной подписи: в чём корень проблемы

Законодательные меры для защищённого использования ЭП

Как оценить надёжность удостоверяющего центра

организация должна обладать чистыми активами стоимостью не менее 7 млн рублей;
у организации должно быть финансовое обеспечение ответственности за убытки, причинённые третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном УЦ, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет этот УЦ. Сумма — не менее 30 млн рублей и 500 тысяч рублей за каждое место осуществления лицензируемого вида деятельности;
средства электронной подписи удостоверяющего центра должны быть сертифицированы ФСБ Российской Федерации;
удостоверяющий центр должен иметь порядок реализаций функций и исполнения обязанностей в виде регламента, правил и прочих нормативных документов, установленный в соответствии с требованиями, утверждёнными федеральным органом исполнительной власти.

Срок работы организации, количество её региональных представительств. Если компания крупная, давно на рынке и имеет множество клиентов, включая крупные организации, вероятность непредвиденных ситуаций снижается.
Наличие лицензии ФСТЭК. Сертификат доказывает соответствие законодательству в плане технической защиты конфиденциальных данных.
Статус доверенного центра ФНС, ПФР и Росстата. Если организация, помимо выдачи электронной подписи, предоставляет услуги электронной отчётности в контролирующие органы, это свидетельствует о высоком уровне доверия государства к этому удостоверяющему центру.

Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Читайте также: