Сменился директор как поменять эцп в еис

Обновлено: 04.07.2024

Смена руководства — это всегда стресс, как для сотрудников организации и деловых партнеров, так и для новоиспеченного директора. А если организация принимает участие в госзакупках, система которых сама по себе является достаточно запутанной и не конца отработанной, то вопросов возникает еще больше. На главный из них: что делать участнику госзакупок при смене руководителя, чтобы не нарваться на проблемы и санкции, — мы отвечаем в статье.

Что актуально для любой организации

Независимо от того, в какой организации и по какой причине произошла смена власти — в результате выборов или решения учредителей, в 3-дневный срок со дня вступления в должность новому руководителю нужно подать в налоговую инспекцию нотариально удостоверенное заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице по форме Р14001. На основании этого заявления регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в Единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. После этого можно со всеми документами отправляться в банк для оформления карточки с образцом подписи нового руководителя и получения электронного ключа доступа к расчетному счету (при необходимости).

Образец приказа о вступлении в должность

Как уведомить контрагентов

Законодательством РФ не установлена обязанность организации уведомлять контрагентов об изменении руководства либо составлять дополнительные соглашения к заключенным договорам в связи со сменой власти. Однако на практике многие серьезные компании считают необходимым информировать своих деловых партнеров о таких изменениях. Сделать это можно, направив информационное письмо произвольной формы с приложением копии выписки из ЕГРЮЛ с новыми данными. Либо заключить дополнительное соглашение к действующим долгосрочным контрактам.

Обратите внимание, что в тексте договора иногда имеется пункт о том, что стороны правоотношений обязаны уведомлять друг друга об изменении любых данных, содержащихся в контракте, в т. ч. о смене руководителя, в течение определенного времени. В этом случае такое уведомление контрагента становится уже договорной обязанностью стороны, причем делать это нужно в той форме, которая предусмотрена договором.

Образец допсоглашения о смене руководителя

Если организация участвует в госзакупках

Электронные аукционы предусматривают заключение контракта в электронной форме и, соответственно, подписание его электронной подписью. Поэтому при смене руководителя заказчика или поставщика, принимающих участие в госзакупках, алгоритм действий после внесения изменений в ЕГРЮЛ следующий:

Получение сертификата ЭЦП на нового руководителя (электронной цифровой подписи).
Прикрепление нового шефа к организации на сайте «Госуслуги».
Добавление нового пользователя со всеми правами на ЕИС (сайт госзакупок).

На что обратить внимание

Имейте в виду, что все описанные выше действия занимают определенное время. А иногда случается так, что руководитель меняется во время проведения аукциона, когда заявка на участие уже подана и подписана ЭЦП старого директора, а новая ЭЦП еще не готова. В этой ситуации победитель может попасть в непростую ситуацию. В соответствии с п. 13 ст. 83.2 44-ФЗ, в случае если победитель аукциона в установленные указанной статьей сроки не направит заказчику проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, он считается уклонившимся от заключения контракта. И может быть включен в реестр недобросовестных поставщиков. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — ЭЦП не подлежит передаче третьему лицу, а бывший руководитель уже сложил свои полномочия. Выход из ситуации подсказал Арбитражный суд. По его мнению, увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора (отпуск, болезнь, командировка, увольнение и т. п.) (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017).

Поэтому, опираясь на сложившуюся судебную практику, участникам госзакупок, как заказчикам, так и поставщикам, целесообразно заранее предоставить право подписи документов не только руководителю, но и иному лицу (например, первому заместителю), а также предусмотреть наличие не менее двух ЭЦП. Кстати, доверенность, выданная руководством от имени юридического лица, не прекращает своего действия после его увольнения, что также позволит вашему предприятию наиболее безболезненно пережить возможную смену власти.

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

Оформить документы.
Получить ЭЦП.
Отобразить изменения в ЕСИА.
Добавить нового пользователя в Единую информационную систему.

Оформляем документы

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

приказом о назначении нового директора;
протоколом собрания;
решением учредителя.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы сменить директора в ООО без ошибок.

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

Заполните форму Р13014 — заявление о внесении изменений.
Приложите документ, который подтверждает факт назначения директора.
Обратитесь в налоговую для корректировки ЕГРЮЛ.

В нормативах ИФНС разъясняется, как проверить смену директора в ПАО — перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», ввести ИНН акционерного общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

закрывающие документы за новый период (акты и т. п.) содержали ФИО нового руководителя;
полномочия нового подписанта не вызвали сомнений;
юридически значимые действия были правомочны.

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

Подготовьте копии документов, которые подтвердят тот факт, что сменилось руководство, — копию приказа о назначении и копию выписки из ЕГРЮЛ.
Составьте письмо, которое содержит предложение заключить дополнительное соглашение к договору, подписанному предыдущим управленцем.
Направьте деловому партнеру письмо и документы, которые подтвердят полномочия в бумажном виде (с отметкой о вручении) и с помощью электронного документооборота, чтобы ускорить процесс внесения изменений.

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допосоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

Шаг 2. Выберите удостоверяющий центр, который предлагает наиболее комфортные для вас условия сотрудничества и приемлемую цену. Усиленную квалифицированную электронную подпись для работы с госзаказом оформляют только в центрах, которые получили аккредитацию. С 01.07.2021 ЭЦП оформляют только удостоверяющие центры, которые прошли переаккредитацию по новым правилам. Если получили подпись в неаккредитованном УЦ до 01.07.2021, то она действительна только до 01.01.2022 (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

Оригинал паспорта нового директора или его копию, которая заверена (страница с фото владельца и его ФИО).
Копии документов, которые подтверждают полномочия нового руководителя (выписка ЕГРЮЛ, приказ и т. п.).
Оригинал СНИЛС руководителя, его копию, которая заверена, или выписку из личного кабинета Пенсионного фонда.

С 01.07.2021 руководители организаций, ИП и нотариусы получают электронную подпись в ФНС или у доверенных лиц (их список — на официальном сайте налоговой). Для первичного получения руководитель приезжает в отдел сам для подтверждения личности: доверенных представителей отправлять нельзя. Он показывает оригинал паспорта и СНИЛС сотруднику, после чего ему оформляют квалифицированную электронную подпись в течение 15 минут. Следующую КЭП разрешено оформить через доверенного представителя, удостоверив личность дистанционно или по биометрическим данным (п. 25 приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020).

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах:

Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

Отзовите ЭЦП прежнего руководителя. Для этого подайте заявление в удостоверяющий центр.
Подайте заявку на прекращение полномочий пользователя Единой информационной системы управления закупками. Вот как сменить руководителя организации на Госуслугах и в ЕИС для участия в закупках — подать заявление на блокировку, отправив его на электронную почту оператора ЕАСУЗ.

Изменение пароля — функция оператора ЕАСУЗ. Основание — заявка, которая поступила от организации.

Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

версия браузера;
отсутствие блокировки всплывающих окон;
включение сайта системы в список доверенных IP-адресов и т. п.

Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. Новый руководитель как физическое лицо заходит в личный кабинет на сайте Госуслуг и добавляет в информацию о себе данные компании, в которой назначен руководителем.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

в верхнем правом углу страницы нажмите на кнопку «Добавить организацию»;
выберите тип организации;
подгрузите ЭЦП и внесите данные.

Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

В личном кабинете Госуслуг зайдите на вкладку «Организации».
Проверьте данные в блоке «Доступы к системам». Порядок, как добавить полномочия в Госуслугах на участие в торгах, таков: при отсутствии прав «Единая система идентификации и аутентификации», что означает права на доступ в ЕИС, внесите коррективы и выберите необходимые информационные системы (для закупок — ЕИС).

Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе:

Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

Права пользователя и данные о руководителе автоматически подгружаются с сайта Госуслуг.

Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы:

Директор оставил пост во время участия компании в тендере, полномочия нового управленца в налоговой еще не подтверждены, ЭЦП не оформлена. Что делать в этом случае: воспользуйтесь цифровым сертификатом второго лица организации — сотрудника, который правомочен подписывать документы во время отсутствия главы компании. Утверждение документов подписью прежнего руководителя неправомочно. Уклонение от заключения контракта — наказуемо. Организация попадет в перечень недобросовестных поставщиков.
При проведении процедуры регистрации нового пользователя, система выдает ошибку. В этом случае целесообразно проверить совместимость версии интернет-браузера требованиям Единой информационной системы.
После нажатия кнопки действия (например, «Зарегистрировать» или «Продолжить») новая страница не отображается. Внесите коррективы в настройки безопасности, и браузер перестанет блокировать всплывающие окна.
Новый руководитель прошел процедуру регистрации на сайте Госуслуг, осуществил присоединение к организации, но пользователь с его данными не добавился в ЕИС. Зарегистрируйте нового пользователя непосредственно в информационной системе и проверьте наличие у руководителя прав администратора организации.

Об авторе этой статьи

Элла Залужная Эксперт проекта Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС по специальности «Финансы и кредит».

В 2013 году — Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году прошла профессиональную переподготовку на базе образовательного центра «Гарант» и «Сбербанк-АСТ» по программе «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

Представьте, вы участвуете в тендерах, заключаете контракты, добросовестно их исполняете и вовремя получаете оплату. Но вдруг — либо пришло время, либо по какой другой причине — в вашей компании происходит смена руководителя.

И что делать? Как продолжить заниматься закупками, ведь для них требуется электронная цифровая подпись (ЭЦП) директора и его регистрация на госуслугах? А что если смена руководителя произошла в процессе участия в аукционе?

Чтобы не растеряться в подобной ситуации, сохраняйте эту статью в закладки и следуйте подробной инструкции, которая здесь изложена.

Алгоритм действий

Подайте в налоговую инспекцию заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице (форма 14001).

Соблюдайте сроки! Предоставить эту информацию вам необходимо в течение 3-х дней с момента вступления нового директора в должность. И уже на основании этого регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в ЕГРЮЛ.

Получите сертификат ЭЦП на нового руководителя. Если вы регулярно занимаетесь госзакупками и эта подпись часто вам требуется, то важно оформить её как можно скорее.
Новый директор должен подтвердить свои данные на сайте «Госуслуги» (новый руководитель заходит на сайт госуслуг как физическое лицо и добавляет в информацию о себе данные компании, где он назначен директором).
Обнулите полномочия старого директора. Напишите заявление в удостоверяющий центр об отзыве ЭЦП.
Зарегистрируйте нового пользователя в ЕИС (зайти в личный кабинет, вкладка "регистрация представителя юридического лица") .
И вот новоиспеченный руководитель готов подписывать заявки и контракты своей подписью!

Понятно, что процедура займет время.

Что делать, если заявка подана, но во время проведения закупки произошла смена власти. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — она не подлежит передаче третьему лицу, а новый руководитель пока ещё не успел оформить себе цифровую подпись. Если контракт не будет подписан вовремя, то заказчик признает поставщика уклонившимся от заключения контракта. А это грозит попаданием в РНП.

И вот это как раз тот случай, когда лучше бы подстелить соломку заранее. Ведь помимо истории, когда происходит смена директора, возможны и другие ситуации, когда директор не может подписать документы. Например, глава компании уехал в отпуск или заболел, да мало ли что ещё.

Поэтому целесообразно заранее изготовить ЭЦП еще одному сотруднику компании. Предоставить право подписи документов заместителю или главному бухгалтеру. Тогда вы спокойно сможете менять документы на директора, а в это время ставить подписи на контрактах будет другое уполномоченное лицо.

Арбитражный суд согласился с подобным решением проблемы. Так, например, в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017 указано, что увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора. И позаботиться о наличии еще одного уполномоченного лица и второй подписи заранее. Причем это касается всех участников закупок: как заказчиков, так и поставщиков.

Будем честны, иногда поставщики хитрят и не отзывают ЭЦП старого директора до регистрации нового на всех нужных сайтах. Таким образом, нужные документы подписываются фактически неуполномоченным лицом, но на практике, что называется, "прокатывает".

А у вас менялся директор в ходе торгов? Как выходили из ситуации?

Если руководитель утратил доступ к учетной записи организации или у организации есть несколько руководителей, имеется возможность присоединения руководителя без использования механизма приглашений. Для этого присоединяемый руководитель:

должен иметь сертификат ключа проверки электронной подписи, выданной ему как руководителю (лицу, имеющему право действовать без доверенности от имени юридического лица);
должен фигурировать среди руководителей организации в записи ЕГРЮЛ о данной организации;
должен иметь подтвержденную учетную запись в ЕСИА.

Пользователь должен будет уточнить свой ИНН (если он не был введен ранее), либо указать, что он у него отсутствует, и запустить процедуру проверки данных в сервисах Федеральной налоговой службы РФ (рис.2).

Рис. 2 - Присоединение к учётной записи организации в качестве руководителя

Рис.3 - Проверка данных руководителя организации

Если ИНН пользователя введен корректно, а запись о нем присутствует в записи ЕГРЮЛ по данной организации, то он будет присоединен к организации в качестве руководителя.

Таким образом, если у юридического лица произошла смена руководителя, то для отражения этого в учетной записи в ЕСИА необходимо выполнить следующие действия:

дождаться обновления данных в ЕГРЮЛ (добавление нового руководителя и исключение прежнего);
новому руководителю присоединиться к учетной записи организации в качестве руководителя;
отсоединить прежнего руководителя от учетной записи организации (он вновь не сможет присоединиться, так как был исключен из перечня руководителей в ЕГРЮЛ).

Отсоединить прежнего руководителя может как новый руководитель, так и администратор профиля организации в ЕСИА.

Читайте также: