Как красиво оформить письмо в аутлук
Обновлено: 08.07.2024
Итак, как же отметить цветом некоторые письма, чтобы они сразу бросались в глаза?
Если это письма от начальника, то это очень даже полезно.
Как это сделать?
Сначала нужно добавить отправителя себе в Контакты . Если, конечно, у вас его ещё там нет. Иначе ничего может не сработать.
Откроем письмо и щёлкнем правой кнопкой на адрес. Выбираем "Добавить в контакты Outlook":
Сохраняем контакт:
Переходим непосредственно к настройке. Она находится под кнопкой "Настройка представления" на закладке "Вид:
В открывшемся окошке выбираем "Условное форматирование" :
На следующей картинке отмечены 4 шага , которые нам нужно пройти.
- Добавить правило условного форматирования
- Дать ему название
- Выбрать шрифт отображения (в том числе и нужный нам цвет)
- Установить условие, по которому будет применяться форматирование
На картинке уже нажата кнопка "Добавить" и введено название (пройдены 2 шага):
При нажатии на кнопку "Шрифт" , открывается окно выбора шрифта. Выбираем цвет, и полужирность (параметры на свой вкус). В окошке "Образец" видно, как это будет выглядеть в итоге. Нажимаем ОК :
После возврата в окно условного форматирования, нажимаем кнопку "Условие" (шаг 4). Мы хотим отмечать письма "От" адресата. Поэтому нажимаем кнопку "От. " :
Выбираем нашего адресата из Контактов. Нажимаем внизу кнопку "От ->" и ОК :
Переходим на закладку "Другие условия" . Зачем? Скажу по секрету, для того, чтобы добавить условие. Отмечать только те элементы, которые не прочитаны . Иначе все письма от этого адресата будут всегда "жирно-розовыми". А вам это надо?😉
Вот. Поэтому отмечаем галочку "Только элементы, которые:" , и справа выбираем "не прочтены" :
Потому что письмо уже прочтено . А вот если пометить его как непрочтённое , то всё сработает!
См. картинку ниже. Результат налицо:
Теперь все новые и непрочитанные письма от 4CIO Клуб будут отмечены согласно настройкам
В качестве дополнительного совета могу предложить вам поэкспериментировать с настройкой разных условий . Вы обязательно настроите подходящий для себя формат отображения писем от вашего начальника, бизнес-партнёра, и пр.
Ну и стоит отметить, что выбирать адресата можно и из глобальной адресной книги (например, адрес начальника), и не нужно его сначала добавлять в контакты.
Друзья, спасибо, что дочитали. Надеюсь, инструкция окажется вам полезной.
А вам приходилось настраивать условное форматирование списка входящих. Поделитесь опытом, какие есть секреты?
Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.
Рисунки. Откройте папку, в которой хранится нужный рисунок, выделите его и нажмите кнопку Вставить. С помощью маркеров по краям рисунка можно изменить его размеры или повернуть. Чтобы изменить параметры рисунка, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Изображения из Интернета Выбирайте рисунки из изображений Bing.
Для поиска коллекций картинок и изображений из Интернета используется Bing. Чтобы не нарушать авторские права пользуйтесь фильтром по лицензии в Bing: он поможет выбрать изображения, которые можно использовать.
Фигуры. Щелкните фигуру. Чтобы изменить параметры фигуры, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
SmartArt. Выберите макет для графического элемента SmartArt и нажмите кнопку ОК. Щелкните его, чтобы добавить текст. Чтобы изменить параметры графического элемента SmartArt, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Диаграмма. Выберите тип диаграммы и нажмите кнопку ОК. На появится таблица Excel и введите данные для диаграммы. Чтобы закрыть электронную таблицу, нажмите кнопку Excel и выберите команду Закрыть. Чтобы изменить параметры диаграммы, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Снимок экрана. Щелкните одну из миниатюр изображений или выберите пункт Вырезка экрана. Выделите область экрана, снимок которой нужно создать.
Объекты WordArt
Объекты WordArt объединяют декоративный текст и специальные эффекты.
Анимированные GIF-анимации
Рисунки. Откройте папку, в которой хранится нужный рисунок, выделите его и нажмите кнопку Вставить. С помощью маркеров по краям рисунка можно изменить его размеры или повернуть. Чтобы изменить параметры рисунка, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Коллекция картинок Выбирайте рисунки из изображений Bing.
Для поиска коллекций картинок и изображений из Интернета используется Bing. Чтобы не нарушать авторские права пользуйтесь фильтром по лицензии в Bing: он поможет выбрать изображения, которые можно использовать.
Фигуры. Щелкните фигуру. Чтобы изменить параметры фигуры, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
SmartArt. Выберите макет для графического элемента SmartArt и нажмите кнопку ОК. Щелкните его, чтобы добавить текст. Чтобы изменить параметры графического элемента SmartArt, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Диаграмма. Выберите тип диаграммы и нажмите кнопку ОК. На появится таблица Excel и введите данные для диаграммы. Чтобы закрыть электронную таблицу, нажмите кнопку Excel и выберите команду Закрыть. Чтобы изменить параметры диаграммы, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите нужную команду.
Снимок экрана. Щелкните одну из миниатюр изображений или выберите пункт Вырезка экрана. Выделите область экрана, снимок которой нужно создать.
Объекты WordArt
Объекты WordArt объединяют декоративный текст и специальные эффекты.
Применение шаблонов и тем Outlook к всем письмам
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
На вкладке Личный stationery (Личный stationery) нажмите кнопку Theme (Тема).
В области Выберите темущелкните тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Выберите нужные параметры шрифта.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
Откройте вкладку Главная.
В области Выбор темывыберите тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Отключение шаблонов и тем Outlook
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
На вкладке Личный stationery (Личный stationery) нажмите кнопку Theme (Тема).
В области Выбор темыщелкните (Без темы).
Формат RTF Outlook. Это формат корпорации Майкрософт, который поддерживается только в следующих почтовых программах:
Клиент Microsoft Exchange версии 5.0 и 4.0
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2002, 2000, 98 и 97
Статьи по теме
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
На вкладке Личный stationery (Личный stationery) нажмите кнопку Theme (Тема).
В области Выберите темущелкните тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Выберите нужные параметры шрифта.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
На вкладке Главная в группе Новые нажмите кнопку Новые элементы ,выберите пункт Электронная почта с помощью ищелкните Дополнительные элементы.
В области Выбор темывыберите тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Отключение шаблонов и тем Outlook
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Параметры.
Выберите пункт Почта.
На вкладке Личный stationery (Личный stationery) нажмите кнопку Theme (Тема).
В области Выбор темыщелкните (Без темы).
Формат RTF Outlook. Это формат корпорации Майкрософт, который поддерживается только в следующих почтовых программах:
Клиент Microsoft Exchange версии 5.0 и 4.0
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2002, 2000, 98 и 97
Статьи по теме
В главном окне Outlook в меню Инструменты нажмите кнопкуПараметры и перейдите на вкладку Формат почты.
На вкладке Личный stationery (Личный stationery) нажмите кнопку Theme (Тема).
В области Выберите темущелкните тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Выберите нужные параметры шрифта.
Если вы хотите, чтобы комментарии, которые вы введите в ответы, помеялись вашим именем, выберите пометить мои комментарии и введите метку, например свое имя.
Дважды нажмите кнопку ОК.
Примечание: Нельзя настроить канцетки и темы Outlook.
В главном окне Outlook в меню Действия выберите пункт Новая почтовая рассылка спомощью , а затем щелкните Дополнительные почтовые ящики.
В области Выберите темущелкните тему или нужный вариант, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание: К ответам нельзя применять канцетки и темы.
Отключение шаблонов и тем Outlook
В главном окне Outlook в меню Инструменты нажмите кнопкуПараметры и перейдите на вкладку Формат почты.
На вкладке Личный stationery (Личный) щелкните Theme (Тема).
В поле Выберите темувыберите вариант Без темыи нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Формат RTF Outlook. Это формат корпорации Майкрософт, который поддерживается только в следующих почтовых программах:
Клиент Microsoft Exchange версии 5.0 и 4.0
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2002, 2000, 98 и 97
Давно наблюдаю, как возможности работы с Outlook не используются большинством друзей и коллег. Возможности, которые делают письма доходчивее, понятнее, конкретнее, чётче и просто красивее!
Форматы текста
Прежде чем говорить о приёмах оформления текста, нужно обязательно разобраться с его форматами.
1. HTML - наиболее употребимый формат текста писем. Текст в этом формате можно выделять и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы, ссылки в тело письма. Вложения прикрепляются обычным способом.
2. Plain Text - самый бестолковый формат. Ничего нельзя форматировать. Разве что умеет распознавать ссылки в тексте. Но правильно оформить ссылки в этом формате не получится. ( как правильно вставлять ссылки - описано здесь )
3. Rich Text - незаслуженно забытый и неиспользуемый формат. Это тот же формат, что и в программе Word. Можно всячески выделять текст и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы и ссылки. И что очень сильно отличает его от других форматов - можно вставлять вложения в конкретное место в тексте в письма! Это бывает очень полезно, когда нужно обратить внимание на контекст, к которому относится вложение.
Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich Text Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich TextСовет . Если вы получили письмо и хотите ответить/переслать это письмо, сделав пометки, добавив оформление, но при этом ничего не срабатывает - значит исходное письмо пришло в формате Plain Text .
Чтобы сделать оформление - переведите письмо из формата Plain Text в формат HTML или Rich Text , зайдя в закладку Format Text (Формат текста) и нажав соответствующую кнопочку.
Как выделить текст цветным маркером, подчёркиванием, сделать жирным, изменить размер?
Часто бывает, что нужно обратить внимание на конкретное слово в тексте или на фразу. В своём тексте или в цитате. Все инструменты для этого есть. Они точно такие же, что и в программе Word . Просто используйте их!
1. Выделяем текст, и используем всплывающее меню или правую кнопку мыши.
Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.
1. Шаблоны писем. Чем они хороши?
Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.
Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:
- сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
- периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
- приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.
Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?
- создаём новое письмо;
- вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк(To. Cc. Bcc. ) ;
- в поле Тема(Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
- далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
- если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
- вставляем вложения ( файлы ). Если нужно, опять же.
Сохраняем письмо в виде шаблона:
1. Жмём "Файл" (File):
2. Жмём "Сохранить как" ( Save As):
3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))
4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:
Отступление. Про формат *.msg
Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.
MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!
Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.
Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:
Читайте также: